Polisi Gwarchod Data Rhybudd Preifatrwydd – Y Cyhoedd

Eich data personol - beth ydi o?

Data personol, yw unrhyw wybodaeth am unigolyn byw sy'n caniatáu iddynt gael eu hadnabod o'r data hwnnw (er enghraifft, enw, ffotograffau, fideos, cyfeiriad e-bost neu gyfeiriad). Gall adnabod fod yn uniongyrchol drwy ddefnyddio'r data ei hun, neu drwy ei gyfuno â gwybodaeth arall fel y gallwn adnabod unigolyn byw. Mae prosesu data personol, yn cael ei reoli gan ddeddfwriaeth sy'n ymwneud â data personol, sy'n berthnasol yn y Deyrnas Unedig. Mae hefyd yn cynnwys y Rheoliadau Gwarchod Data Cyffredinol (y "RGDC) a deddfwriaeth arall sy'n ymwneud â data personol a hawliau fel y Ddeddf Hawliau Dynol.

Pwy ydym ni?

Mae’r Rhybudd Preifatrwydd yma wedi ei ddarparu gan Gyngor Cymuned Pentir (Y Cyngor) sydd y rheolwr data.

Mae’r Cyngor yn gweithio gyda rheolwyr data eraill, sydd yn cynnwys;

• Awdurdodau Lleol Eraill sydd yn cynnwys y Cyngor Sir a Chynghorau Cymuned a Thref;
  
• Mudiadau a grwpiau cymdeithasol;
  
• Elusennau;
  
• Sefydliadau eraill sydd yn sefydliadau dielw;
  
• Contractwyr

Efallai y bydd angen i ni rannu eich data personol sydd gennym gyda hwy, er mwyn iddynt allu cyflawni eu cyfrifoldebau i'r cyngor. Os ydym ni a'r rheolwyr data eraill a restrir uchod, yn prosesu eich data ar y cyd, ar gyfer yr un dibenion, yna gall y cyngor a'r rheolwyr data eraill fod yn "reolwyr data ar y cyd." Mae hyn yn golygu ein bod i gyd yn gyfrifol i chi am eich data. Pan fo pob un o'r partïon a restrir uchod yn prosesu eich data at ddibenion annibynnol eu hunain, bydd pob un ohonom yn gyfrifol arwahan ac yn annibynnol i chi. Os oes gennych unrhyw gwestiynau, am ymarfer unrhyw un o'ch hawliau (gweler isod) neu os ydych am godi cwyn, dylech wneud hynny'n uniongyrchol i'r rheolwr data perthnasol.

Mae disgrifiad o'r data personol y mae'r cyngor yn ei brosesu ac at ba ddibenion wedi'i nodi yn yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn.

Bydd y cyngor yn prosesu rhai neu'r cyfan o'r data personol canlynol lle bo angen er mwyn cyflawni ei dasgau:

• Enwau, teitlau, ac unrhyw enw arall ble gellir eich adnabod, ffotograffau;
• Manylion cyswllt megis rhifau ffôn, cyfeiriadau a chyfeiriadau e-bost;
• Lle maen nhw'n berthnasol i'r gwasanaethau a ddarperir gan gyngor, neu lle rydych chi'n eu darparu i ni, gallwn brosesu gwybodaeth fel rhyw, oedran, statws priodasol, cenedligrwydd, addysg / hanes gwaith, cymwysterau academaidd / proffesiynol, hobïau, cyfansoddiad teulu , a dibynyddion;
• Ble rydych chi'n talu am weithgareddau megis defnyddio eiddo’r cyngor, dynodwyr ariannol megis rhifau cyfrif banc, rhifau cerdyn talu, dynodwyr talu / trafodion, rhifau polisi, a rhifau hawlio;
• Bydd data rydym yn ei brosesu yn cynnwys categorïau personol neu sensitif eraill.
• Bydd hyn yn cynnwys megis euogfarnau troseddol, tarddiad hiliol neu ethnig, iechyd meddwl a chorfforol, manylion anafiadau, meddyginiaeth / triniaeth a dderbyniwyd, credoau gwleidyddol, cysylltiad undeb llafur, data genetig, data biometreg, data yn ymwneud â bywyd rhywiol neu gyfeiriadedd.

Sut rydym yn defnyddio data personol sensitif?

• Gallwn brosesu data personol sensitif gan gynnwys, fel y bo'n briodol;

gwybodaeth am eich iechyd neu'ch cyflwr corfforol neu feddyliol er mwyn monitro absenoldeb salwch a gwneud penderfyniadau ar eich ffitrwydd ar gyfer gwaith, eich tarddiad hiliol neu ethnig neu wybodaeth grefyddol neu debyg er mwyn monitro cydymffurfio â deddfwriaeth cyfle cyfartal;

• er mwyn cydymffurfio â gofynion cyfreithiol a rhwymedigaethau i drydydd parti.
  
• Disgrifir y mathau hyn o ddata yn y RGDC fel "Categorïau Data Arbennig" ac mae angen lefelau amddiffyn uwch. Mae angen i ni gael cyfiawnhad pellach dros gasglu, storio a defnyddio'r math hwn o ddata personol.
  
• Gallwn brosesu categorïau arbennig o ddata personol yn yr amgylchiadau canlynol:
  
• Mewn amgylchiadau cyfyngedig, gyda'ch caniatâd ysgrifenedig penodol;
  
• lle mae angen i ni gyflawni ein rhwymedigaethau cyfreithiol;
  
• lle mae ei angen er lles y cyhoedd;
  
• ble mae ei angen o ran hawliau cyfreithiol neu ble mae ei angen er mwyn amddiffyn eich buddiannau (neu fuddiannau rhywun arall), ac nad ydych yn gallu rhoi eich caniatâd, neu ble mae’r wybodaeth eisoes yn gyhoeddus.
  

Defnyddiwn eich data personol ar gyfer rhai neu bob un o'r dibenion canlynol:

• Cyflwyno gwasanaethau cyhoeddus gan gynnwys deall eich anghenion i ddarparu'r gwasanaethau yr ydych yn gofyn amdanynt ac i ddeall yr hyn y gallwn ei wneud i chi a rhoi gwybod i chi am wasanaethau perthnasol eraill;
• Cadarnhau eich hunaniaeth i ddarparu rhai gwasanaethau;
  
• I gysylltu â chi drwy'r post, e-bost, ffonio neu ddefnyddio cyfryngau cymdeithasol (e.e., Facebook, Twitter, Whats App);
  
• I'n helpu ni i greu darlun o'r modd yr ydym yn perfformio;
  
• Atal a chanfod twyll a llygredd yn y defnydd o arian cyhoeddus a lle bo angen ar gyfer swyddogaethau gorfodi'r gyfraith;
  
• Ein galluogi i fodloni'r holl rwymedigaethau a phwerau cyfreithiol a statudol gan gynnwys unrhyw swyddogaethau dirprwyedig;
  
• Cynnal gweithdrefnau diogelu cynhwysfawr (gan gynnwys diwydrwydd dyladwy a thrin cwynion) yn unol â'r arfer diogelu gyda'r nod o sicrhau bod yr holl blant a phobl sydd mewn perygl yn cael amgylcheddau diogel ac yn ôl yr angen er mwyn diogelu unigolion o niwed neu anaf;
  
• Hyrwyddo buddiannau'r cyngor;
  
• Cynnal ein cyfrifon a'n cofnodion ein hunain;
  
• Gofyn am eich barn, eich barn neu'ch sylwadau;
  
• I roi gwybod i chi am newidiadau i'n cyfleusterau, gwasanaethau, digwyddiadau, cynghorwyr a deiliaid rôl eraill;
  
• I anfon cyfathrebiadau yr ydych wedi gofyn amdanynt ac efallai y bydd o ddiddordeb i chi. Gallai'r rhain gynnwys gwybodaeth am ymgyrchoedd, apeliadau, prosiectau neu fentrau newydd eraill;
  
• Prosesu trafodion ariannol perthnasol gan gynnwys grantiau a thaliadau am nwyddau a gwasanaethau a gyflenwir i'r cyngor;
  
• I ganiatáu dadansoddiad ystadegol o ddata fel y gallwn gynllunio darpariaeth gwasanaethau.

Gall ein prosesu hefyd gynnwys defnyddio systemau Teledu Cylch Cyfyng ar gyfer atal ac erlyn trosedd,

Beth yw'r sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol?

Mae'r cyngor yn awdurdod cyhoeddus ac mae ganddo bwerau a rhwymedigaethau penodol. Mae'r rhan fwyaf o'ch data personol yn cael ei brosesu ar gyfer cydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol sy'n cynnwys cyflawni swyddogaethau a phwerau statudol y cyngor. Weithiau, wrth arfer y pwerau neu'r dyletswyddau hyn, mae angen prosesu data personol trigolion neu bobl sy'n defnyddio gwasanaethau'r cyngor. Byddwn bob amser yn ystyried eich diddordebau a'ch hawliau. Mae'r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn nodi'ch hawliau a'ch rhwymedigaethau i'r cyngor.

Efallai y byddwn yn prosesu data personol os yw'n angenrheidiol i berfformio contract gyda chi, neu i gymryd camau i ymrwymo i gontract. Enghraifft o hyn fyddai prosesu eich data mewn cysylltiad â defnyddio cyfleusterau meysydd chwarae, neu lenwi bin halen.

Weithiau bydd angen eich caniatâd i ddefnyddio'ch data personol ble mae hyn yn ofynnol, byddwn yn gofyn am eich caniatâd at y defnydd hwnnw.

Rhannu'ch data personol

Mae'r adran hon yn darparu gwybodaeth am y trydydd parti y gall y cyngor rannu'ch data personol gyda hwy. Mae gan y trydydd parti hyn rwymedigaeth i roi mesurau diogelwch priodol ar waith a byddant yn gyfrifol i chi yn uniongyrchol am y modd y maent yn prosesu ac yn diogelu'ch data personol. Mae'n debygol y bydd angen i ni rannu'ch data gyda rhai neu'r cyfan o'r canlynol (ond dim ond lle bo angen):

• Y rheolwyr data a restrir uchod o dan y pennawd "Rheolwyr data eraill y mae'r cyngor yn gweithio gyda nhw";
  
• Ein hasiantau, ein cyflenwyr a'n contractwyr. Er enghraifft, efallai y byddwn yn gofyn i ddarparwr masnachol gyhoeddi neu ddosbarthu cylchlythyrau ar ein rhan, neu i gynnal ein meddalwedd cronfa ddata;
  
• Ar adegau, mae awdurdodau lleol eraill neu gyrff nad ydynt yn gwneud elw gyda'n gilydd yn cynnal mentrau ar y cyd e.e. mewn perthynas â chyfleusterau neu ddigwyddiadau i'r gymuned.

Am ba hyd y byddwn yn cadw eich data personol?

Byddwn yn cadw rhai cofnodion yn barhaol os oes angen i ni wneud hynny yn gyfreithiol. Efallai y byddwn yn cadw rhai cofnodion eraill am gyfnod estynedig. Er enghraifft, ar hyn o bryd, mae'n arfer da cadw cofnodion ariannol am o leiaf 8 mlynedd i gefnogi archwiliadau Tollau Ei Mawrhydi neu ddarparu gwybodaeth dreth. Efallai bod gennym ni rwymedigaethau cyfreithiol i gadw rhywfaint o ddata mewn cysylltiad â'n rhwymedigaethau statudol fel awdurdod cyhoeddus. Caniateir i'r cyngor gadw data er mwyn amddiffyn neu ddilyn hawliadau. Mewn rhai achosion, mae'r gyfraith yn gosod terfyn amser ar gyfer hawliadau o'r fath (er enghraifft 3 blynedd am hawliadau anaf personol neu 6 blynedd ar gyfer hawliadau contract). Byddwn yn cadw rhywfaint o ddata personol at y diben hwn cyn belled ag y credwn ei bod yn angenrheidiol i amddiffyn neu ddilyn hawliad. Yn gyffredinol, byddwn yn ymdrechu i gadw data yn unig gyhyd ag y bydd arnom ei angen. Mae hyn yn golygu y byddwn yn ei ddileu pan nad oes ei angen.

Eich hawliau a'ch data personol

Mae gennych yr hawliau canlynol mewn perthynas â'ch data personol:

Wrth arfer unrhyw un o'r hawliau a restrir isod, er mwyn prosesu'ch cais, efallai y bydd angen i ni wirio'ch hunaniaeth ar gyfer eich diogelwch. Mewn achosion o'r fath, bydd angen i chi ymateb gyda phrawf o'ch hunaniaeth cyn y gallwch chi ymarfer yr hawliau hyn.

1) Yr hawl i gael gafael ar ddata personol sydd gennych chi

• Ar unrhyw adeg, gallwch gysylltu â ni i ofyn am y data personol sydd gennym arnoch chi a hefyd pam fod gennym y data personol hwnnw, pwy sydd â mynediad at y data personol a phan gawsom y data personol. Unwaith y byddwn wedi derbyn eich cais, byddwn yn ymateb o fewn mis.
  Nid oes unrhyw ffioedd na thaliadau am y cais cyntaf ond efallai y bydd ceisiadau ychwanegol am yr un data personol neu geisiadau sy'n amlwg yn ddi-sail neu'n ormodol yn amodol ar ffi weinyddol.

2) Yr hawl i gywiro a diweddaru'r data personol sydd gennym arnoch chi.

• Os yw'r data a ddaliwn arnoch yn hen, yn anghyflawn neu'n anghywir, gallwch chi roi gwybod i ni a bydd eich data yn cael ei ddiweddaru.

3) Yr hawl i gael eich data personol ei ddileu

• Os ydych chi'n teimlo na ddylem fod yn defnyddio eich data personol mwyach a’n bod yn anghyfreithlon yn ei ddefnyddio, gallwch ofyn i ni ddileu'r data personol sydd gennym.
  
• Pan fyddwn yn derbyn eich cais, byddwn yn cadarnhau a yw'r data personol wedi ei ddileu neu'r rheswm pam na ellir ei ddileu (er enghraifft oherwydd bod ei angen arnom i gydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol).

4) Yr hawl i wrthwynebu i brosesu eich data personol neu ei gyfyngu i ddibenion penodol yn unig:-

• Mae gennych yr hawl i ofyn i ni roi'r gorau i brosesu eich data personol neu ofyn i ni gyfyngu ar brosesu. Ar ôl derbyn y cais, byddwn yn cysylltu â chi ac yn rhoi gwybod i chi a allwn gydymffurfio neu os oes rhwymedigaeth gyfreithiol gennym i barhau i brosesu eich data.

5) Yr hawl i gludo data.

• Mae gennych yr hawl i ofyn i ni drosglwyddo peth o'ch data i reolwr arall. Byddwn yn cydymffurfio â'ch cais, lle mae'n ymarferol gwneud hynny, o fewn mis i dderbyn eich cais.

6) Yr hawl i dynnu'ch caniatâd yn ôl i brosesu eich data ar unrhyw adeg ar gyfer unrhyw brosesau data cafodd caniatâd;

• Gallwch dynnu'ch caniatâd yn ôl yn hawdd dros y ffôn, e-bost, neu drwy'r post (gweler Manylion Cyswllt isod).
  

7) Yr hawl i gyflwyno cwyn gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.

• Gallwch gysylltu â Swyddfa'r Comisiynwyr Gwybodaeth ar 0303 123 1113 neu drwy e-bost https://ico.org.uk/global/contact-us/email/ neu yn Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, Tŷ Wycliffe, Water Lane, Wilmslow, Swydd Gaer SK9 5AF.

Trosglwyddo Data Dramor

Bydd data personol a drosglwyddir i wledydd, neu diriogaethau tu allan i'r Ardal Economaidd Ewropeaidd, yn cael ei roi ar systemau sy'n cydymffurfio â hawliau personol. Bydd hyn yn gyfwerth naill ai trwy gytundebau rhyngwladol neu gontractau a gymeradwywyd gan yr Undeb Ewropeaidd. [Mae ein gwefan hefyd yn hygyrch o dramor, ac ar adegau mae'n bosibl y bydd rhywfaint o wybodaeth bersonol (er enghraifft cylchgrawn ble gellir ei lawr lwytho o dramor)

Os ydym am ddefnyddio'ch data personol at ddiben newydd, sydd heb ei gynnwys yn yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn, byddwn yn rhoi rhybudd newydd i chi. Byddwn yn egluro'r defnydd newydd hwn cyn dechrau'r broses a nodi'r dibenion perthnasol a'r amodau prosesu. Lle bynnag y bo angen, byddwn yn ceisio'ch caniatâd ymlaen llaw i'r prosesu newydd.

Newidiadau i'r polisi/hysbysiad hwn

Byddwn yn cadw'r Hysbysiad Preifatrwydd hwn dan adolygiad rheolaidd a byddwn yn rhoi unrhyw ddiweddariadau ar wefan y Cyngor www.cyngorpentir.cymru

Manylion cyswllt

Mae croeso i chwi gysylltu â ni os oes gennych unrhyw gwestiynau am yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn neu'r data personol sydd gennym amdanoch chi neu i ymarfer yr holl hawliau, ymholiadau neu gwynion perthnasol yn:

Y Rheolwr Data – Cyngor Cymuned Pentir

Fferm Tan y Weirglodd
Waun Pentir
Rhiwlas
Bangor LL57 4EH
01248 354264
07936545645
clerc@cyngorpentir.cymru